ПОЛИТИКА В ОТНОШЕНИИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ГРУППЫ КОМПАНИЙ ХОСТ

 

СОДЕРЖАНИЕ

1.  Общие положения
2.  Область применения
3.  Термины и принятые сокращения
4.  Сведения об обработке персональных данных
4.1.  Цели сбора и обработки персональных данных
4.2.  Категории обрабатываемых персональных данных
4.3.  Иные условия обработки персональных данных
5.  Меры по обеспечению безопасности персональных данных
6.  Права субъектов персональных данных
7.  Ответственность

 

 

1. Общие положения

Политика в отношении обработки персональных данных (далее - Политика) разработана во исполнение требований ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон о персональных данных) в целях обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, а также в целях соблюдения требований законодательства Российской Федерации в области обработки и обеспечения безопасности персональных данных, которыми руководствуется Группа Компаний ХОСТ (далее – Компания или Оператор) в своей деятельности.

Под Группой Компаний «ХОСТ» в рамках настоящей Политики понимаются следующие входящие в ее состав юридические лица (как в совокупности, так и по отдельности):

• ООО «ОСТ» (адрес юридического лица: 620026, Свердловская обл., г. Екатеринбург, ул. Энгельса, д.36, офис 561, ОГРН: 1169658018111, ИНН: 6685107786),

• ООО «ИК «ХОСТ» (адрес юридического лица: 620026, Свердловская обл., г. Екатеринбург, ул. Энгельса, д.36, офис 552Ж, ОГРН: 1026602951077, ИНН: 6659074044),

• ООО «ХОСТ» (адрес юридического лица: 620026, Свердловская обл., г. Екатеринбург, ул. Энгельса, д.36, офис 552Г, ОГРН: 1086670037684, ИНН: 6670234044),

• ООО «ХОСТ Информационные системы» (адрес юридического лица: 620026, Свердловская обл., г. Екатеринбург, ул. Энгельса, д.36, офис 552Д, ОГРН: 1046603169161, ИНН: 6659113409),

• ООО «ХОСТ Медицинские системы» (адрес юридического лица: 640022, Курганская обл., г.Курган, ул. Василия Блюхера, д. 30В, офис 1, ОГРН: 1204500000605, ИНН: 4501226567).

Во исполнение требований ч. 2 ст. 18.1 Закона о персональных данных настоящая Политика публикуется в свободном доступе в информационно-телекоммуникационной сети Интернет на сайте Оператора.

 

2. Область применения

Политика действует в отношении всех персональных данных, которые обрабатывает Оператор. Политика распространяется на отношения в области обработки персональных данных, возникшие у Оператора как до, так и после утверждения настоящей Политики. Политика действует бессрочно после утверждения и до ее замены новой версией.

 

3. Термины и принятые сокращения

Персональные данные (ПД) – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

Обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

Автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.

Предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.

Распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.

Блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).

Уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

Обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится
невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.

Информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку, информационных технологий и технических средств.

Трансграничная передача персональных данных – передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.

Защита персональных данных – деятельность, направленная на предотвращение утечки защищаемых персональных данных, несанкционированных и непреднамеренных воздействий на защищаемые персональные данные.

 

4. Сведения об обработке персональных данных

4.1. Цели сбора и обработки персональных данных

Компания осуществляет сбор и дальнейшую обработку персональных данных в следующих целях:

• Обеспечение соблюдения Конституции, федеральных законов, в том числе трудового, бухгалтерского, пенсионного законодательства Российской Федерации, а также иных нормативных правовых актов Российской Федерации;

• Осуществление своей деятельности в соответствии с Уставами юридических лиц, входящих в состав Группы Компаний «ХОСТ»;

• Поиск и отбор кандидатов на замещение вакантных должностей Компании, создание кадрового резерва;

• Ведение кадрового делопроизводства и бухгалтерского учета;

• Организация постановки на индивидуальный (персонифицированный) учет работников в системе обязательного пенсионного страхования;

• Содействие работникам Компании в трудоустройстве, получении образования и повышении квалификации;

• Заполнение и передача в органы исполнительной власти и иные уполномоченные организации требуемых форм отчетности;

• Осуществление гражданско-правовых отношений, в том числе заключение, исполнение и прекращение гражданско-правовых договоров с физическими, юридическим лицами, индивидуальными предпринимателями и иными лицами, в случаях, предусмотренных действующим законодательством и локальными нормативными актами Компании;

• Осуществление пропускного режима на объекты по месту нахождения Компании.

• Для связи с клиентами и контрагентами в случае необходимости, в том числе для направления уведомлений, информации и запросов, связанных с оказанием услуг, а также обработки заявлений, запросов и заявок клиентов и контрагентов;

•  Для улучшения качества услуг, оказываемых Компанией;

• Для продвижения услуг на рынке путем осуществления прямых контактов с клиентами и контрагентами;

• Для проведения статистических и иных исследований на основе обезличенных персональных данных.

• Для связи с пользователем, в связи с заполнением формы обратной связи на сайте, в том числе направление уведомлений, запросов и информации, касающихся использования сайта Компании.

Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.

 

4.2. Категории обрабатываемых персональных данных

Оператор обрабатывает следующие категории персональных данных в связи с реализацией трудовых отношений: фамилия, имя, отчество; образование; сведения о трудовом и общем стаже; паспортные данные; - сведения о воинском учете; - налоговый статус (резидент/нерезидент); - сведения о заработной плате работника; - сведения о социальных льготах; - специальность; - занимаемая должность; - адрес места жительства; - телефон; - иную, не указанную выше информацию, содержащуюся в личных делах и трудовых книжках сотрудников; - информацию, являющуюся основанием к приказам по личному составу; - информацию, содержащуюся в страховом свидетельстве обязательного пенсионного страхования, свидетельстве о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации; - дела, содержащие материалы по повышению квалификации и переподготовке сотрудников, их аттестации, служебным расследованиям.

Для целей осуществления уставной (коммерческой) деятельности Оператором обрабатываются следующие категории персональных данных клиентов, подрядчиков, исполнителей и контрагентов: фамилия, имя, отчество; образование; сведения о трудовом и общем стаже; паспортные данные; ИНН; налоговый статус (резидент/нерезидент); СНИЛС; место работы; специальность; занимаемая должность; адрес места жительства; телефон; адрес электронной почты; иные сведения, указанные заявителем.

Обработка персональных данных Оператором осуществляется с использованием средств автоматизации, в том числе в информационных системах персональных данных, и без использования таких средств (смешанная обработка персональных данных).

Персональные данные, обрабатываемые Оператором:

• данные, полученные при осуществлении трудовых отношений;

• данные, полученные для осуществления отбора кандидатов на работу;

• данные, полученные при осуществлении гражданско-правовых отношений.

 

4.3. Иные условия обработки персональных данных

Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъектов персональных данных на обработку их персональных данных, а также без такового в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, оформляется отдельно от иных согласий субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

Оператор осуществляет как автоматизированную, так и неавтоматизированную обработку персональных данных.

Обработка и хранение персональных данных осуществляются не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если отсутствуют законные основания для дальнейшей обработки. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению, либо обезличиванию при наступлении условий и в сроки, установленные в Законе о персональных данных.

Уничтожение документов (носителей), содержащих персональные данные, производится путем сожжения, дробления (измельчения), химического разложения, превращения в бесформенную массу или порошок. Для уничтожения бумажных документов допускается применение шредера. Персональные данные на электронных носителях уничтожаются путем стирания или форматирования носителя. Факт уничтожения персональных данных подтверждается:

• если обработка персональных данных осуществляется оператором без использования средств автоматизации - актом об уничтожении персональных данных;

• если обработка персональных данных осуществляется оператором с использованием средств автоматизации - актом об уничтожении персональных данных и выгрузкой из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных.

Оператор не предоставляет и не раскрывает сведения, содержащие персональные данные работников, подрядчиков, исполнителей, клиентов и контрагентов третьим лицам без письменного согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью, а также в случаях, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

Оператор вправе поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено Федеральным законом, на основании заключаемого с этим лицом договора в том числе государственного или муниципального контракта, либо путем принятия государственным органом или муниципальным органом соответствующего акта. В поручении Оператора (договоре) определяется перечень действий (операций) с персональными данными, которые будут совершаться лицом, осуществляющим обработку персональных данных, цели обработки, а также иные обязательные условия, предусмотренные ч.3 ст.6 Закона о персональных данных.

 

5. Меры по обеспечению безопасности персональных данных

В Компании при обработке персональных данных принимаются все необходимые правовые, организационные и технические меры для их защиты от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении них. Безопасность персональных данных обеспечивается за счет реализации следующих мер:

• Назначение должностных лиц, ответственных за организацию обработки персональных данных;

• Обеспечение физической безопасности помещений и средств обработки, пропускной режим, охрана, видеонаблюдение;

• Ограничение и разграничение доступа сотрудников и иных лиц к персональным данным и средствам обработки, мониторинг действий с персональными данными;

• Определение угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных;

• Применение организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных, в том числе применение средств обеспечения безопасности (антивирусных средств, межсетевых экранов, средств защиты от несанкционированного доступа);

• Проведение оценки эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационных систем персональных данных;

• Учет машинных носителей персональных данных;

• Выявление фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие соответствующих мер;

• Резервное копирование информации для возможности восстановления;

• Осуществление внутреннего контроля и аудита за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровнем защищенности информационных систем персональных данных.

 

6. Права субъектов персональных данных

Субъект персональных данных имеет право на получение сведений, касающихся обработки его персональных данных, указанных в ч.7 ст.14 Закона о персональных данных.

Субъект персональных данных имеет право отозвать согласие на обработку персональных данных, направив соответствующий запрос Компании по электронной почте или обратившись лично.

Субъект персональных данных вправе требовать от Компании уточнения этих персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если они являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не могут быть признаны необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.

Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с федеральными законами, в том числе, но не ограничиваясь, если доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц.

Субъект персональных данных имеет право на защиту своих прав и законных интересов. Если субъект персональных данных считает, что Компания осуществляет обработку его персональных данных с нарушением требований Федерального закона «О персональных данных» или иным образом нарушает его права и свободы, субъект персональных данных вправе обжаловать действия или бездействие Компании в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций — Роскомнадзор) или в судебном порядке.

 

7. Ответственность

Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, несут материальную, дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в порядке, установленном федеральными законами, локальными актами и соглашениями Компании.

Политика пересматривается ежегодно для поддержания в актуальном состоянии и актуализируется по мере необходимости.

Контроль исполнения требований настоящей Политики осуществляется лицом, ответственным за организацию обработки персональных данных Оператора.