Группа Компаний ХОСТ построила систему бизнес-анализа и прогнозирования KPI для Уральского федерального университета. Система охватывает один миллион показателей и помогает контролировать достижение целей программы повышения престижа российского образования на мировой арене «5-100».
Уральский федеральный университет — один из крупнейших вузов Российской Федерации и ведущий научно-образовательный центр региона. Он лидирует среди университетов России по количеству студентов очной формы обучения. За 90 лет УрФУ подготовил более 300 000 выпускников. Обучение ведется по 64 направлениям бакалавриата, 26 направлениям магистратуры, 126 специальностям аспирантуры и 42 специальностям докторантуры. В 36 территориальных подразделениях вуза преподают более 5 600 человек. Университет ведет фундаментальные и прикладные исследования по важнейшим направлениям науки и техники.
Ситуация
Уральский федеральный университет стремится войти в число ведущих мировых научно-образовательных центров. В июле 2013 года вуз стал одним из 15 участников программы «5-100», выбранных Министерством Образования.
«5-100» – это семилетний проект повышения престижа российского высшего образования на мировой арене, запущенный Правительством РФ. Цель программы – войти к 2020 году в первую сотню университетов мира по рейтингам QS, Times Higher Education и ARWU. Участники проекта получают финансовую поддержку, которая зависит от планов и достижений вуза.
При старте проекта в 2013 г. университету было сложно собирать, анализировать и прогнозировать ключевые показатели, влияющие на позиции в рейтингах. Информация о цитируемости научных статей, числе зарубежных преподавателей и исследованиях хранилась в многочисленных информационных системах. Сотрудники тратили много времени и сил на анализ разрозненных данных, выявление взаимосвязей между ними и прогнозирование. Избыточное число показателей и методик расчетов затрудняла и без того непростую работу аналитиков. В ситуации контроля за KPI со стороны Международного совета проекта «5-100», УрФУ решил внедрить систему бизнес-анализа.
Задачи:
- Оценить финансовую эффективность институтов и кафедр.
- Достоверно отчитаться перед Минобрнауки в разрезе различных источников финансирования.
- Обеспечить онлайн доступ к аналитической информации на всех уровнях управления.
- Повысить контроль и прозрачность процессов.
Решение
В основу решения легли результаты пилотного проекта и консолидация данных о KPI университета. Группа Компаний ХОСТ предложила создать в УрФУ многоступенчатую систему показателей: от стратегических KPI до первичных данных. Преимущество такой архитектуры – возможность моделировать различные сценарии и прогнозировать их исход. Например, эксперты могут анализировать, как изменение уровня цитируемости повлияет на будущие позиции университета в рейтингах.
В едином аналитическом хранилище собрана информация о финансовых показателях, студентах и ЕГЭ, центрах компетенций, зарплате и кадрах, публикациях в международных изданиях и др. Все эти данные выгружаются из 1С, Uni, MS Project и Excel.
Следующим шагом стало создание веб-портала с разграниченными правами. На нем отчеты и показатели, необходимые для принятия решений и требующие контроля, доступны сотрудникам в наглядной и понятной форме. Там же выложены инструкции с описанием, как устроены отчеты и как с ними работать. Доступ к ним возможен через главную информационную панель – стартовую страницу. На ней также расположен справочник с задокументированными результатами внедрения. В нем были описаны все алгоритмы и методики расчета показателей.
Результат
Для университета был создан веб-портал с четырехуровневой системой показателей:
- Стратегические KPI – 20 показателей, по которым оценивается деятельность вуза (количество публикаций, совокупный объем НИОКР), количество иностранных студентов и преподавателей).
- Показатели повышения конкурентоспособности – 100 коэффициентов, лежащих в основе достижения KPI.
- Показатели процессов – 2 500 параметров, необходимых для анализа непротиворечивости данных для расчета KPI.
- Массив данных – показатели отчетности МОН, Росстата, Службы занятости – миллион параметров для управления алгоритмами расчета KPI.