Система бизнес-анализа и прогнозирования KPI
УрФУ. Система бизнес-анализа и прогнозирования KPI
Заказчик: Уральский федеральный университет
Регион: Российская Федерация
Область деятельности: Образование
ЦЕЛЬ: Создать систему бизнес-анализа и прогнозирования ключевых показателей Университета, чтобы контролировать KPI, предоставлять во вне оперативные и точные данные.

Группа Компаний ХОСТ построила систему бизнес-анализа и прогнозирования KPI для Уральского федерального университета. Система охватывает один миллион показателей и помогает контролировать достижение целей программы повышения престижа российского образования на мировой арене «5-100». 

Уральский федеральный университет — один из крупнейших вузов Российской Федерации и ведущий научно-образовательный центр региона. Он лидирует среди университетов России по количеству студентов очной формы обучения. За 90 лет УрФУ подготовил более 300 000 выпускников. Обучение ведется по 64 направлениям бакалавриата, 26 направлениям магистратуры, 126 специальностям аспирантуры и 42 специальностям докторантуры. В 36 территориальных подразделениях вуза преподают более 5 600 человек. Университет ведет фундаментальные и прикладные исследования по важнейшим направлениям науки и техники. 

Ситуация

Уральский федеральный университет стремится войти в число ведущих мировых научно-образовательных центров. В июле 2013 года вуз стал одним из 15 участников программы «5-100», выбранных Министерством Образования.

«5-100» – это семилетний проект повышения престижа российского высшего образования на мировой арене, запущенный Правительством РФ. Цель программы – войти к 2020 году в первую сотню университетов мира по рейтингам QS, Times Higher Education и ARWU. Участники проекта получают финансовую поддержку, которая зависит от планов и достижений вуза.

При старте проекта в 2013 г. университету было сложно собирать, анализировать и прогнозировать ключевые показатели, влияющие на позиции в рейтингах. Информация о цитируемости научных статей, числе зарубежных преподавателей и исследованиях хранилась в многочисленных информационных системах. Сотрудники тратили много времени и сил на анализ разрозненных данных, выявление взаимосвязей между ними и прогнозирование. Избыточное число показателей и методик расчетов затрудняла и без того непростую работу аналитиков. В ситуации контроля за KPI со стороны Международного совета проекта «5-100», УрФУ решил внедрить систему бизнес-анализа.

“Мы искали систему, способную формировать не только стандартные отчеты, но и моделировать сценарии, прогнозировать, какой вариант приведет к цели быстрее. Рассматривали семь платформ, каждая из которых оценивалась по критериям: функциональность, стоимость владения, риски и технические требования. Наибольший балл получила система бизнес-аналитики IBM Cognos. Уже работая с ней, мы убедились в ее мощности, универсальности и способности справляться с разнообразными задачами. Чтобы получить сопоставимые функции, нам пришлось бы внедрять 2 или 3 системы других производителей. Реализовывать проект мы пригласили Группу Компаний ХОСТ. Она продемонстрировала высокий уровень владения BI и оперативность, представив за 2 недели решение сложной тестовой задачи, к которой другие участники даже не приступили,”
— рассказывает Дмитрий Мельник, начальник управления стратегического развития и маркетинга Уральского федерального университета.

Задачи:

  • Оценить финансовую эффективность институтов и кафедр.
  • Достоверно отчитаться перед Минобрнауки в разрезе различных источников финансирования.
  • Обеспечить онлайн доступ к аналитической информации на всех уровнях управления.
  • Повысить контроль и прозрачность процессов.

Решение

В основу решения легли результаты пилотного проекта и консолидация данных о KPI университета. Группа Компаний ХОСТ предложила создать в УрФУ многоступенчатую систему показателей: от стратегических KPI до первичных данных. Преимущество такой архитектуры – возможность моделировать различные сценарии и прогнозировать их исход. Например, эксперты могут анализировать, как изменение уровня цитируемости повлияет на будущие позиции университета в рейтингах.

“Сложность подобных задач в том, что без достоверных первичных данных строить качественные прогнозы нельзя. Например, для показателя количества статей на одного научного сотрудника, нужно знать публикации и профессорско-преподавательский состав. Чтобы получить эти сведения, нужно автоматизировать все процессы, а это редко возможно технически или целесообразно экономически. Например, некоторая информация появляется только два раза в год, или идет внедрение учетной системы. В этом случае, мы предлагаем загружать данные в единое хранилище из шаблонов ввода Excel с помощью специальных коннекторов. При этом пользователь всегда видит из проверочных отчетов сохранился ли показатель в системе, произошла ли его периодическая загрузка,”
— рассказывает об особенностях проекта Влад Алексеев, коммерческий директор ГК ХОСТ.

В едином аналитическом хранилище собрана информация о финансовых показателях, студентах и ЕГЭ, центрах компетенций, зарплате и кадрах, публикациях в международных изданиях и др. Все эти данные выгружаются из 1С, Uni, MS Project и Excel.

Следующим шагом стало создание веб-портала с разграниченными правами. На нем отчеты и показатели, необходимые для принятия решений и требующие контроля, доступны сотрудникам в наглядной и понятной форме. Там же выложены инструкции с описанием, как устроены отчеты и как с ними работать. Доступ к ним возможен через главную информационную панель – стартовую страницу. На ней также расположен справочник с задокументированными результатами внедрения. В нем были описаны все алгоритмы и методики расчета показателей. 

Результат

Для университета был создан веб-портал с четырехуровневой системой показателей:

  • Стратегические KPI – 20 показателей, по которым оценивается деятельность вуза (количество публикаций, совокупный объем НИОКР), количество иностранных студентов и преподавателей).
  • Показатели повышения конкурентоспособности – 100 коэффициентов, лежащих в основе достижения KPI. 
  • Показатели процессов – 2 500 параметров, необходимых для анализа непротиворечивости данных для расчета KPI.
  • Массив данных – показатели отчетности МОН, Росстата, Службы занятости – миллион параметров для управления алгоритмами расчета KPI.

“Мы получили онлайн-систему мониторинга, прогнозирования и управления KPI. Ориентируясь по цветовым индикаторам, можно с одного взгляда оценить, какие показатели находятся в норме, а где требуется дополнительный контроль. При моделировании сценариев мы можем корректировать отдельные параметры и сразу видеть, к каким результатам в будущем это приведет. Например, каким будет рейтинг университета, если мы увеличим число научных сотрудников. Что особенно важно, система предупреждает, на какие другие показатели влияет это изменение, например, число научных публикаций. Есть анализ от обратного: можно указать целевое значение, которое стремится достичь университет, и уточнить, какой параметр нужно подобрать. Например, сколько нужно написать научных статей, чтобы войти в топ-100 мировых университетов. И все это в онлайн-режиме. Вместо нескольких недель на сложный анализ уходит несколько часов. Мы довольны полученными результатами, планируем дальше развивать систему и наращивать ее возможности,”
— комментирует итоги проекта Дмитрий Мельник, начальник управления стратегического развития и маркетинга Уральского федерального университета.
“Цель проекта – выполнена. Университет получает точные и своевременные данные по ключевым параметрам своей деятельности, которые можно предоставлять во вне. Например, формировать отчет по показателям «Дорожной карты». При этом с системой аналитики работают самостоятельно, без помощи программистов. Для этого мы создали подробные инструкции и консультируем бизнес-пользователей на всех стадиях проекта. После обучения и итоговой аттестацией мы гарантируем, что сотрудники могут заниматься аналитикой в режиме «самообслуживания»,”
— резюмирует Константин Суслов, генеральный директор Группы Компаний ХОСТ.


Возврат к списку