Семь грехов внедрения и обновления систем управления контентом

PC Week

Оксана Нестеренко, руководитель группы автоматизации управления контентом, PMP, Группа Компаний ХОСТ. 

Мой американский друг Эндрю часто замечает, что русские учатся только на своих ошибках. Книги, методики и консультанты — все это не для нас. 8 из 10 клиентов уверены, что лучше профессионалов знают, как вести проект, сколько времени и денег для этого нужно. Только убедиться, что “горячо” — это “горячо”, стоит дорого. 

Так, самостоятельный пересмотр проекта обошелся клиенту в 3,2 миллиона рублей. После старта работ и приобретения лицензий заказчик решил внедрять электронный документооборот не поэтапно, а сразу во всей организации. Он самостоятельно пересчитал стоимость реализации, понял, что не выделит такую сумму разом, и отказался от проекта. Переубедить его мы не смогли. Лицензии и затраты на уже выполненные работы повисли на компании мертвым грузом вместо того, чтобы приносить пользу отдельному функциональному подразделению. 

Ежегодно набивая шишки, мы сформировали 7 ошибок, которые не стоит совершать при внедрении и обновлении систем управления контентом. 

Грех #1. Гигантомания 

Ешьте слона по кусочкам. Глобальные проекты вызывают много споров по функционалу, участникам, бюджету и срокам. Копья ломаются, а сложные задумки так и не реализуются. Развивайте систему управления электронным контентом поэтапно. Начните с небольшой, но болезненной задачи: согласования договоров или работы с исками. Вы получите разумный бюджет, сжатые сроки, ограниченное число внутренних заказчиков, быстрый и видимый результат. После того, как пользователи привыкнут к системе и ощутят от нее пользу, они станут драйверами развития. Автоматизация процессов следующего подразделения или улучшение сквозного бизнес-процесса получит больше сторонников и поддержки. 

Грех #2. Узкий взгляд 

Не ограничивайтесь только одной прикладной задачей. Думайте о будущем и сразу закладывайте потенциал роста ECM-платформы в ее функционал. Пусть сегодня перед вами стоит только задача по развитию электронного архива или документооборота. Но завтра будет новый день и новые задачи. Правильно спроектированная платформа позволит реализовать новые функции для пользователей при минимальных финансовых вложениях. Для этого узнайте максимум о потенциальных проблемах и заинтересованных лицах (руководителях подразделений, инициативных пользователях, ИТ-команде внедрения). Соглашайтесь на комплексный аудит документ-ориентированных процессов и систем. Вы сформулируете стратегию поэтапного внедрения и карту развития проекта. 

Грех #3. Люди отдельно, процессы отдельно 

Внедрение новой информационной системы вызывает у пользователей стресс. Меняется привычный для них уклад жизни. Чтобы избежать итальянской забастовки и снизить градус сопротивления сотрудников, нужно вовлекать их в автоматизацию документооборота и визуализировать предстоящие изменения.
Сначала зафиксируйте процессы “как есть”: кто, куда и какой документ передает, что происходит с ним и в какие сроки. На основании этого нарисуйте путь движения документов и процессную схему BPM. 

После этого сформируйте группу, которая досконально разбирается в этом процессе. Вместе с интегратором она будет искать подходы, как можно улучшить текущий процесс работы с документом. Это схема “как будет”. 

Важно визуализировать переход из состояния “как есть” в “как будет”. Прозрачность изменений позволит преодолеть барьеры непонимания того, зачем нужно внедрение и как это будет происходить. 

Грех #4. На разных языках 

Описание функций программы и их воплощение в реальной жизни могут серьезно расходиться. За одними и теми же словами клиент и подрядчик видят разное. Чтобы не выяснить это в конце проекта, в начале делайте прототипирование. Оно устранит критичные замечания еще до масштабного внедрения. С этой целью требования разбиваются на отдельные блоки по порядку реализации: структура хранения, управление правами, связи. Каждая функция разворачивается на демостенде, где клиент еще до внедрения может ее детально изучить, сформировать предложения и замечания. Работа ведется циклами. Обратная связь от клиента помогает улучшить процесс разработки. При таком порядке действий финальная реализация получается прозрачной, быстрой и чистой. 

Грех #5. Без документации 

ECM-платформа в базовой комплектации не решает никаких прикладных задач компании, поэтому она обязательно дорабатывается. Чтобы в дальнейшем не возникло сложностей с обновлением версий, миграцией и развитием системы, фиксируйте вносимые изменения: что было сделано, когда и как. Документация по проекту и процессам поможет вам развивать систему, если вы захотите сменить подрядчика. Особенно, если платформа написана на открытом коде. 

Грех #6. Нестандартный функционал 

Нестандартные функции, добавленные к промышленной платформе, мешают обновлению. Как следствие, вы либо зависите от разработчика этих функций, либо рискуете потерять их при переходе на следующую версию. 

Обновления проще проводить, если следовать трем правилам. 

Первое — не меняйте платформу до неузнаваемости. Расширяйте ее возможности с помощью дополнительных модулей, улучшайте интерфейс, но оставьте базовый функционал неизменным. 

Второе — проверяйте обновления и выявляйте ошибки сначала на тестовом стенде. Как правило, промышленные платформы предусматривают оптимизированный переход с одной версии на другую и перенос конфигурации. Созданные на тестовом стенде настройки можно затем скопировать в рабочую среду. 

Третье — обеспечьте поддержку “с воздуха”: пусть переход курируют вендор и системный интегратор, которые знают, что было сделано, и умеют это обновлять.

Грех #7. Отсутствие адаптации 

Системы управления контентом охватывают множество задач. Помимо классических функций по заведению документов, их хранению, передаче и поиску, они предоставляют пользователям новые возможности. В их числе облачные хранилища, интерактивность, совместная работа, электронная подпись, адаптивное управление, база знаний. Используйте технологии, собственный опыт и практику коллег по цеху для улучшения своих документ-ориентированных процессов. 

Так, совместная работа над документом избавит сотрудников от хождения “по кругу”: когда согласующие на разных этапах вносят противоречащие друг другу правки. При совместном доступе они смогут сразу увидеть комментарии друг друга и прийти к общему варианту еще на первом круге согласования. 

Еще один пример — подключение ECM-системы к операторам электронного документооборота. Оно позволяет обмениваться юридически легитимными документами с контрагентами, например с налоговой службой или системой электронного правосудия. 

Не останавливайтесь на достигнутом. Помните слова Льюиса Кэрролла: “…чтобы оставаться на месте, нужно бежать в два раза быстрее”. 

Резюме для тех, кто прислушивается к советам и готов учиться на чужих ошибках: 

1. Внедряйте поэтапно.
2. Знайте максимум о документ-ориентированных процессах и системах.
3. Вовлекайте сотрудников в процесс внедрений и изменений.
4. Используйте прототипы.
5. Документируйте разработку и процессы.
6. Не меняйте платформу до неузнаваемости.
7. Используйте новые технологии для развития бизнеса.