Поговорим об электронных архивах?

Поговорим об электронных архивах?


О том, как мы обрели веру в электронные архивы.

Электронный архив.jpg

Путь к вере был долог и начался, казалось бы, с обычного разговора коллег: 

- Помнишь, мы делали документ для Заказчика N? Там были красивые картинки и схема с бизнес-процессами. Мне нужно что-то подобное. У тебя документ сохранился?

- Погоди. Сейчас посмотрю… 

Но ни час поиска в папках компьютера, ни поиск в переполненном почтовом ящике результатов не дал. На этой ноте наши герои отправились пить кофе: 

«Мы слишком много времени тратим на поиск, – подумали они. – С этим нужно что-то делать». 

Свидетели оценки контента 

Так зародилась идея создать «Базу знаний» – хранилище полезных документов, прошедших нормоконтроль: описаний решений, схем, рисунков, презентаций, обучающих материалов и др. 

Мысль показалась интересной. Но нуждалась ли в этом вся компания? Чтобы это выяснить, пришлось привлекать коллег-экспертов: специалистов по управлению корпоративным контентом, представителей топ-менеджмента, инженеров, аналитиков и системного администратора. Они оценили текущее состояние дел в ХОСТе по модели зрелости контента ( Maturity Model for Enterprise Content Management).

Оценка зрелости контента

 

 

Э1

Э2

Э3

Э4

Э5

Э6

Э7

Э8

Сумма

Люди

ИТ-экспертиза

2

2

2

2

3

3

2

3

19

Бизнес-экспертиза

1

3

2

2

3

3

3

3

20

Бизнес-процессы

3

2

2

1

2

3

2

2

17

Согласованность

2

3

3

3

2

4

3

2

22

Информация

Метаданные

3

3

2

2

2

2

3

3

20

Управление ЖЦ

2

2

3

2

2

3

3

1

18

Управляемость

2

2

4

2

2

2

3

2

19

Повтор. исп.

1

2

1

2

2

2

2

2

14

Доступность

1

2

1

1

2

2

2

2

13

Системы

Функциональность

2

2

2

2

3

2

4

3

20

Широта охвата

3

2

2

2

3

3

4

3

22

Безопасность

2

2

2

1

2

3

3

2

17

Удобство

2

2

2

2

2

2

3

1

16

Зрелость контента измеряется по трем группам. В первой акцент делается на согласованность бизнеса и ИТ. Как сказал Алан Купер: «Успешный профессионал XXI века – это либо инженер, сведущий в бизнесе, либо бизнесмен, сведущий в технологии». Во второй группе оценивается эффективность процессов управления информацией и степень их регламентации. Сегодня бизнес представляет собой непрерывный процесс обработки информации, который нужно держать под пристальным контролем. В третьей – речь идет о качестве и безопасности систем. Все больше человеческих функций передается в руки компьютера. Но не надо забывать, что системы должны делать жизнь лучше, а не усложнять ее. При этом ответственность за безопасность остается на наших плечах. 

В нашей оценке зрелости высокие баллы набрали «согласованность персонала» и «широта охвата предприятия информационными системами». Это означало, что мы умеем работать в команде и внедрять. Среди отстающих показателей оказались «повторное использование» и «доступность информации». Подводя итоги, эксперты сошлись только в одном – есть куда расти. 

Минимальные оценки показывали, что развитие по направлениям происходит неравномерно. Проблемы встречаются на всех уровнях и решать их нужно комплексно. Охватывать нужно все группы объектов, процессов и систем. Стало ясно, что хранить и искать нужно не только документы - «жемчужины». 

Евангелисты электронного архива в компании 

Скромная затея внедрения «Базы знаний» переросла в концепцию электронного архива в масштабах всего предприятия. Дело осложнялось тем, что в каждом подразделении компании существовал свой способ и место хранения документов. От идеи добавить еще одну систему коллеги были не в восторге. Внедрение вызывало вопросы и у системного администратора. 

Но, твердо вступив на путь истинный, мы были готовы терпеливо сносить все испытания, которые падут на наши головы. Благо мы уже уверовали, что электронный архив решит, как частные проблемы сотрудников (быстрый поиск, разграничение доступа, согласование документов), так и повысит эффективность основных процессов, за счет перехода на новый этап зрелости. 

Вооружившись опытом, приобретенным за годы на ECM-рынке, мы перешли на стадию инициации проекта. 


Если вы хотите владеть бизнесом (не говоря уже о мире), важно не только иметь информацию, но и управлять ею в полной мере. ECM (Enterprise System Management – система управления электронным контентом) позволяет хранить, искать, управлять доступом, версиями, архивировать документы и проводить аудиты. Да, это будет еще одна система. Но в долгосрочной перспективе она сократит расходы на оборудование, увеличит производительность сотрудников и разгрузит прикладные системы.


Регистрация на мероприятие

Регистрация на мероприятие

* - обязательные поля

Хотите так же? – Закажите консультацию

Хотите так же? – Закажите консультацию

* - обязательные поля