Как карты помогли найти электронный архив
История вторая. О том, как не впасть в уныние при сборе пользовательских требований
После торжественного запуска внутреннего проекта «Электронный архив» мы создали документ «Концепция шаблон». Сформировали структуру, заполнили несколько разделов и отправили коллегам. Спустя пару версий, двухстраничный документ кричал правками и комментариями. Говорят, любую задачу можно сделать невыполнимой, если провести достаточное количество совещаний?
Ключ 1. Интеллект-карта: от общего к частному
Что вам приходит в голову, когда вы слышите слово «архив»? Документы, бумаги, библиотека, пыль, мне бы в отпуск… И вряд ли кто-нибудь подумал: «Архив – это учреждение или структурное подразделение организации, которое хранит, комплектует, ведет учёт и использует архивные документы». Дело в том, что наш мозг мыслит ассоциациями. Он воспринимает вновь поступающую информацию, сравнивает с уже имеющейся, интерпретирует и осмысливает. Строгие определения для него не естественны. Поэтому наш документ и потерпел фиаско – мы пытались объять необъятное. Пришлось искать другие инструменты.
Строение интеллект-карты похоже на нейронную клетку – информация исходит от центра к краям, постепенно разветвляясь на компоненты. Получается более свободная форма представления данных, нежели в таблицах, схемах или текстах.
При создании карты мы сначала обозначили цели, задачи и результаты проекта, далее - основные бизнес-процессы, которые будут затронуты при реализации проекта. По ходу дела в заметках записывали открытые вопросы и возможные варианты решения, устанавливали связи между разделами. Внутри процессов была создана структура хранения, причем каждая ветка структуры формировалась отдельно. Для примера приведена ветка с Базой знаний.
В личных целях карту лучше рисовать от руки и яркими фломастерами, но для коллективной работы мы использовали автоматизированное средство XMind. Набор инструментов внутри XMind довольно скудный, но зато продукт распространяется свободно и довольно прост в работе.
Что нам дало использование интеллект-карты:
1. Мы представили большой объем разнородной информации на одном экране.
2. Мы не тратили время на записывание и прочтение избыточной («учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее…») информации.
3. Час совместного очного редактирования карты заменил нам две недели согласования в почте.
4. С каждой из веток структуры мы могли работать изолированно, не погружаясь в излишние подробности.
5. Мы получили примерное представление о масштабе работы и границах системы до планирования и проектирования.
Ключ 2. Выясняем потребности в документообороте
Так или иначе, в документооборот вовлечены все сотрудники компании. А структура хранения намечалась довольно сложная. Предстояли обсуждения с владельцами процессов и представителями подразделений.
Благие намерения внести порядок в жизнь отделов коллеги восприняли с разным уровнем энтузиазма. Порядок оказался субъективным понятием. Мнения начинались с «Нам ничего не надо» и заканчивались вопросами «А лайки будут?». Оставалось только пить валериану внимательно слушать, оценивать целесообразность просьб и ранжировать требования.
Кстати говоря, приоритеты – важная вещь. Сделать все и сразу, к сожалению, не выходит. Тем более что требования получаются противоречивыми. Так, для маркетинга на первом месте стоит оперативность работы с документами. Для этого нужен их просмотр с устройств вне корпоративной почты, что усложняет вопрос безопасности. Кроме того, нужен предпросмотр не только классических форматов (.xlsx, .doc, .pdf), но и графических (.psd, .crl, indd), которые в стандартный набор опций ECM не входят. В преселовой и проектной работе важна версионность, документы должны проходить полный жизненный цикл и идентифицироваться на всех этапах. Это требует строгих процессов. Завершала бесконечный список «хочу» прозрачная интеграция с прикладными системами (Project, CRM).
Для приоритизации требований мы использовали методологию MoSCoW. Перед тем, как отнести требование к одной из групп, мы задавали себе вопросы:
1. Какие преимущества это нам принесет?
2. Сколько денег мы теряем из-за отсутствия этой функции прямо сейчас?
3. Насколько отсутствие этой функции тормозит наше развитие в целом?
Что получилось в итоге:
Must have Жизненно необходимые требования |
Should have Обязательные требования |
|
|
Could have Пожалуй, можно реализовать |
Would like Можно и не делать, но хотелось бы |
|
|
Наставления
Сбор требований, как работа кладоискателя, такая же креативная и азартная. Творите на этом этапе, а спецификации и согласования оставьте на потом. Рисовать интеллект-карту также увлекательно, как клеить стикеры на стену. Однако mindmap (как и любой другой инструмент) – не панацея.
Слушайте коллег и привлекайте энтузиастов. Фиксируйте все, но не забывайте о приоритетах. Смотрите вперед и проявляйте искусство маневрирования среди бесконечных потребностей и ограниченных ресурсов.