Как карты помогли найти электронный архив

Как карты помогли найти электронный архив

История вторая. О том, как не впасть в уныние при сборе пользовательских требований

рисунок электронного архива.jpg

После торжественного запуска внутреннего проекта «Электронный архив» мы создали документ «Концепция шаблон». Сформировали структуру, заполнили несколько разделов и отправили коллегам. Спустя пару версий, двухстраничный документ кричал правками и комментариями. Говорят, любую задачу можно сделать невыполнимой, если провести достаточное количество совещаний?

Ключ 1. Интеллект-карта: от общего к частному 

Что вам приходит в голову, когда вы слышите слово «архив»? Документы, бумаги, библиотека, пыль, мне бы в отпуск… И вряд ли кто-нибудь подумал: «Архив – это учреждение или структурное подразделение организации, которое хранит, комплектует, ведет учёт и использует архивные документы». Дело в том, что наш мозг мыслит ассоциациями. Он воспринимает вновь поступающую информацию, сравнивает с уже имеющейся, интерпретирует и осмысливает.  Строгие определения для него не естественны. Поэтому наш документ и потерпел фиаско – мы пытались объять необъятное. Пришлось искать другие инструменты.

Строение интеллект-карты похоже на нейронную клетку – информация исходит от центра к краям, постепенно разветвляясь на компоненты. Получается более свободная форма представления данных, нежели в таблицах, схемах или текстах.

Интеллект-карта.jpg

При создании карты мы сначала обозначили цели, задачи и результаты проекта, далее - основные бизнес-процессы, которые будут затронуты при реализации проекта. По ходу дела в заметках записывали открытые вопросы и возможные варианты решения, устанавливали связи между разделами. Внутри процессов была создана структура хранения, причем каждая ветка структуры формировалась отдельно. Для примера приведена ветка с Базой знаний.

Карта электронного архива.jpg

В личных целях карту лучше рисовать от руки и яркими фломастерами, но для коллективной работы мы использовали автоматизированное средство XMind. Набор инструментов внутри XMind довольно скудный, но зато продукт распространяется свободно и довольно прост в работе. 

Что нам дало использование интеллект-карты: 

1.    Мы представили большой объем разнородной информации на одном экране.
2.    Мы не тратили время на записывание и прочтение избыточной («учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее…») информации.
3.    Час совместного очного редактирования карты заменил нам две недели согласования в почте.
4.    С каждой из веток структуры мы могли работать изолированно, не погружаясь в излишние подробности.
5.    Мы получили примерное представление о масштабе работы и границах системы до планирования и проектирования. 

Ключ 2. Выясняем потребности в документообороте 

Так или иначе, в документооборот вовлечены все сотрудники компании. А структура хранения намечалась довольно сложная. Предстояли обсуждения с владельцами процессов и представителями подразделений.
Благие намерения внести порядок в жизнь отделов коллеги восприняли с разным уровнем энтузиазма. Порядок оказался субъективным понятием. Мнения начинались с «Нам ничего не надо» и заканчивались вопросами «А лайки будут?». Оставалось только пить валериану внимательно слушать, оценивать целесообразность просьб и ранжировать требования. 

Кстати говоря, приоритеты – важная вещь. Сделать все и сразу, к сожалению, не выходит. Тем более что требования получаются противоречивыми. Так, для маркетинга на первом месте стоит оперативность работы с документами. Для этого нужен их просмотр с устройств вне корпоративной почты, что усложняет вопрос безопасности. Кроме того, нужен предпросмотр не только классических форматов (.xlsx, .doc, .pdf), но и графических (.psd, .crl, indd), которые в стандартный набор опций ECM не входят. В преселовой и проектной работе важна версионность, документы должны проходить полный жизненный цикл и идентифицироваться на всех этапах. Это требует строгих процессов. Завершала бесконечный список «хочу» прозрачная интеграция с прикладными системами (Project, CRM). 

Для приоритизации требований мы использовали методологию MoSCoW. Перед тем, как отнести требование к одной из групп, мы задавали себе вопросы: 

1.    Какие преимущества это нам принесет?
2.    Сколько денег мы теряем из-за отсутствия этой функции прямо сейчас?
3.    Насколько отсутствие этой функции тормозит наше развитие в целом? 

Что получилось в итоге: 

Must have
Жизненно необходимые требования
Should have
Обязательные требования
  • Создание/изменение папок.
  • Формирование неизменной ссылки на документ.
  • Атрибутирование документов и папок.
  • Поддержка версионности.
  • Ведение истории изменений.
  • Поиск по атрибутам.
  • Управление правами доступа.
  • Древовидная структура папок.
  • Предварительный просмотр стандартных форматов.      
  • Возможность загрузки документов из BPM.
  • Поиск по контексту.
  • Аудит действий пользователей.
  • Наследование прав доступа.
  • Жизненный цикл документов.
Could have
Пожалуй, можно реализовать
Would like
Можно и не делать, но хотелось бы
  • Синхронизация с локальными папками.
  • Поиск по тегам.
  • Подписка на изменения документа.
  • Предварительный просмотр нестандартных форматов.
  • Drag&Drop добавление документа.
  • Печать документа из архива.
  • Бизнес-процесс согласования документа.
  • Создание связей между документами. 

Наставления

Сбор требований, как работа кладоискателя, такая же креативная и азартная. Творите на этом этапе, а спецификации и согласования оставьте на потом. Рисовать интеллект-карту также увлекательно, как клеить стикеры на стену. Однако mindmap (как и любой другой инструмент) – не панацея. 

Слушайте коллег и привлекайте энтузиастов. Фиксируйте все, но не забывайте о приоритетах. Смотрите вперед и проявляйте искусство маневрирования среди бесконечных потребностей и ограниченных ресурсов. 

Регистрация на мероприятие

Регистрация на мероприятие

Защита от автоматического заполнения   Введите символы с картинки*

* - обязательные поля

Хотите так же? – Закажите консультацию

Хотите так же? – Закажите консультацию


* - обязательные поля