Медведь. Система сбора отчетов

Система управления контентом. Электронный архив документов

Группа Компаний ХОСТ предлагает создать электронный архив документов организации для быстрого доступа к информационным активам и управления ими.

 

В компании с численностью 100 человек за год работы накапливается 1,5 тысячи документов, которые хранятся по требованиям законодательства, регулирующих органов или производственной необходимости: договоры, акты, проектная документация, приказы, процессы, положения и т.п. Найти последнюю версию договора в таком ворохе бумаг сродни поиску иголки в стоге сена. Внедрение электронного архива облегчит поиск документа или любого другого контента, гарантирует работу с актуальной версией, ускорит согласование. Это приведет к росту производительности и снижению операционных расходов. 

ГК ХОСТ разработал специализированные решения по организации электронного архива для банков – архив 397П, для промышленности – электронный архив конструкторской и технологической документации, для телевизионных и других компаний, работающих с видеоданными – электронный архив видеоматериалов

Организация электронного архива

#INFO_BLOCK#
Преимущества

Сокращение времени поиска документа до 90%.

Повышение операционной эффективности, снижение издержек. 

Исключение необходимости делать копии документа.

Увеличение производительности сотрудников.

Максимальная безопасность данных.

Исключение рисков утери важной бизнес-информации.

Снижение объема бумажных документов.

Увеличение контроля над исполнением документов и поручений, повышение исполнительской дисциплины.

Закажите электронный архив документов!

  • Электронный архив документов

  • Электронный документооборот

  • Контекстный поиск

  • Подход к реализации

Электронный архив – это централизованное место хранения электронных документов и файлов разных форматов (от текста до видео), упорядоченных по различным рубрикам. Для максимальной полноты и оперативного поиска информации все бумажные носители сканируются и распознаются специальным программным обеспечением, после чего загружаются в архив.

Организация системы электронного архива позволяет:

  • Хранить нормативные акты и инструкции, вести учет бумажных документов.
  • Предоставить оперативный доступ к документам в зависимости от настроенных прав сотрудникам организации и филиалов.
  • Предотвращать использование устаревших документов.
  • Отслеживать внесение изменений в документы и влияние их на другие связанные документы. Вести учет версий.
  • Автоматизировать управление порядком действий по идентификации, хранению, защите, доступу, срокам хранения и изъятию документов.
  • Вести атрибутивный или полнотекстовый поиск по документам.
  • Контролировать полноту заполняемой информации.

Система электронного архива расширяет возможности компании по работе с документами. На ее основе автоматизируются существующие и новые бизнес-процессы, которые охватывают весь жизненный цикл: от начала подготовки документа/поручения, до контроля исполнения.

Основные функции электронного архива:

  • Процессы согласования документов.
  • Публикация согласованных документов на портал.
  • Постановка поручений и контроль исполнения.
  • Установки KPI.
  • Отчеты об исполнении поручений.
  • Обеспечение взаимодействия внутри рабочих групп.
  • Работа с подрядчиками, субподрядчиками в единой информационной среде, в т.ч. с помощью ЭЦП.
  • Интеграция с существующими информационными системами (CRM, ERP, порталами и др.).

В системе электронного архива ведется поиск по внутренним (файловые системы, СУБД, почта, СЭД и т.п.) и внешним ресурсам (например, социальным сетям). Система работает не только с текстовой, но и неструктурированной информацией более чем в 250 форматах (видео, аудио, графика и т.п.). В поисковой выдаче отображаются ссылки на место хранения информации, визуально представляются различная статистика и зависимости, связанные с объектом запроса.

Группа Компаний ХОСТ оказывает полный комплекс услуг по организации электронного архива документов и системы управления контентом:

Консалтинг и разработка концепции включает анализ бизнес-процессов и разработку методологии работы корпоративного электронного архива.

Аудит ИТ-инфраструктуры для оценки ее соответствия нуждам электронного архива и управления информацией.

Внедрение и настройка программно-аппаратного комплекса, его интеграция с др. информационными системами. 

Разработка необходимой исполнительной документации.

Обучение 
ГК ХОСТ проводит консультирование и обучение специалистов Заказчика по настройке и эксплуатации электронного архива.

Послепроектное сопровождение 
ГК ХОСТ оказывает услуги технической и консалтинговой поддержки внедренного решения по телефону, электронной почте. При необходимости специалист компании может лично выехать на вашу площадку. 





Регистрация на мероприятие

Регистрация на мероприятие

* - обязательные поля

Хотите так же? – Закажите консультацию

Хотите так же? – Закажите консультацию

* - обязательные поля