Прозрачное управление университетом: контроль и анализ KPI
Прозрачное управление университетом: контроль и анализ KPI
Группа Компаний ХОСТ предлагает войти в первую сотню университетов мира с помощью контроля за ключевыми показателями деятельности в онлайн-режиме.
Цель реформы российского высшего образования – появление современных университетов, успешно конкурирующих на глобальном рынке образовательных услуг. Борьба за лидерство ведется сразу по ряду показателей: числу иностранных студентов и преподавателей, получению грантов и инвестиций. Побеждает в гонке тот, кто научится мобильно реагировать на изменения, принимать решения на основе актуальных данных и прогнозировать результат. Решить эту задачу Группа Компаний ХОСТ предлагает с помощью системы анализа и прогнозирования KPI университета.
Состав решения
Ответы на частые вопросы
Зачем нам покупать стороннюю систему, если программисты университета могут сами написать любую программу?
Российские университеты неоднократно создавали программы анализа, которые так и не запустились в промышленную эксплуатацию. Дело в том, что внедрение системы анализа требует знаний на стыке экономики, технологий и дизайна. Один программный код без аудита процессов эту задачу не решает: собираются требования с различных подразделений, устраняются противоречия между ними, оптимизируется деятельность. Отдавать внедрение на откуп только ИТ-специалистам неправильно - нужен дополнительный консалтинг.
Как долго идет внедрение и через какое время будут видны первые результаты?
Проект состоит из 3 самостоятельных стадий, каждая из которых длится 3-4 месяца. Использовать систему аналитики в работе можно сразу после завершения первого этапа работ.
1. Реализация отчетов, содержащих агрегированные показатели верхнего уровня. Основной акцент – визуализация и удобство восприятия данных высшим руководством. На этом этапе работа ведется с локальными данными. Это позволяет ректорату быстро увидеть нужный результат, и говорить всем на одном языке при формировании требований к системе показателей и отчетам.
2. Второй этап – система показателей углубляется до первичных данных из информационных систем вуза. Так достигается детализация в онлайн-режиме.
3. На третьем этапе система развивается «вширь»: на основе единого хранилища автоматически формируются преднастроенные отчеты по всем необходимым областям деятельности вуза.
Мы займемся аналитикой только после автоматизации всех процессов учета.
Заняться аналитикой после автоматизации всех процессов – синоним к слову «никогда». Деятельность университета постоянно совершенствуется: появляются новые государственные стандарты, изменяются требования министерства. Это бесконечный цикл улучшения процессов, который не знает пределов. А анализировать и контролировать ситуацию нужно здесь и сейчас. Для этого мы предлагаем два способа внесения данных: из информационных систем и с помощью специальных форм ввода. Пока процессы автоматизируются, формы ввода – это дополнительное подспорье и контроль того, кто и когда подал данные.
Нужно ли будет потом платить за сопровождение и создание отчетов?
Платить не нужно. Используя промышленную платформу IBM, вы не зависите от поставщика. В рамках внедрения мы обучаем пользователей и технических специалистов работе с системой. Углубить знания можно в любом из сертифицированных центров IBM. В результате аналитики будут самостоятельно строить отчеты, пользуясь визуальным конструктором, а ИТ-специалисты контролировать структуру данных (загрузку в хранилище, производительность кубов).
Возможности решения
Ученый секретарь кафедры, специалист административного отдела и др.
- Больше времени на свою работу, а не на заполнение однотипных форм.
- Заведение через веб-формы только тех данных, которых нет в базе.
- В личном кабинете отражаются задачи по заполнению форм.
- Автоматическая проверка не даст отправить отчет с ошибками.
- Возможность анализа своих показателей со средними по вузу.
Специалист учебно-методического управления, отдела аккредитации и др.
- Качественные отчеты для руководства точно в срок.
- Хранение нужных версий отчетов и заготовок расчетов на сервере.
- Работа с «живыми» данными через браузер, как до этого в Excel и PowerPoint.
- Быстрый сбор данных с подразделений, контроль процесса заполнения форм, утверждение и формирование свода.
Ректор, проректор по экономике, учебной работе и др.:
- Контроль достижения стратегических KPI в онлайн-режиме (в том числе с компьютера).
- Возможность углубиться в сводные данные до подразделений и ответственных, узнать «фамилию» проблемы.
- Выводить на общий экран во время совещания факты, а не чью-то версию «правды».
Состав решения
Загрузка данных
Загрузить данные в аналитическое хранилище можно двумя способами. Первый – основной – они выгружаются автоматически из информационных систем университета (1С, Uni, MS Project и т.д). Второй способ – редкий – подходит для ввода внешних показателей. Если нужной информации в учетных системах нет, то оператор вносит ее вручную, через специальные формы ввода, например, шаблон Excel.
Хранение данных
Аналитическое хранилище проектируется на основании четырехуровневой модели KPI. В нем собирается информация о финансовых показателях, студентах, кадрах и т.д. Чтобы на основании этой информации строить аналитические модели и прогнозы, в базе хранятся не только структурированные первичные данные, но и алгоритмы расчета показателей.
Анализ данных
Для анализа разные пользователи получают свою панель инструментов. Руководители университета используют в своей работе веб-портал для просмотра показателей в различных разрезах и печати готовых отчетов. Аналитики получают прямой доступ к данным: формируют произвольные отчеты и выгружают данные в специализированные аналитические программы.
Подход ГК ХОСТ
Разработанная методика позволяет обеспечить достоверность данных по ключевым показателям и решить четыре аналитические задачи:
- Мониторинг хода выполнения KPI.
- Прогнозирование достижения KPI.
- Анализ непротиворечивости данных для расчета KPI.
- Управление алгоритмами расчета KPI.
Для этого показатели университета делятся на 4 уровня с возможностью декомпозиции данных.
Преимущества
Контроль достижения стратегических целевых показателей в режиме онлайн.
Единая система оценки эффективности институтов, кафедр и сотрудников.
Возможность детализации сводных данных до подразделений и ответственных.
Отчеты за 10 минут в любых разрезах помогают принимать оперативные решения.
Достоверная отчетность по всем ключевым показателям деятельности университета.
Повышение контроля и прозрачности процессов. Системный контроль исполнения требований Минобрнауки.
“Мы получили онлайн-систему мониторинга, прогнозирования и управления KPI. Ориентируясь по цветовым индикаторам, можно с одного взгляда оценить какие показатели находятся в норме, а где требуется дополнительный контроль. При моделировании сценариев мы можем корректировать отдельные параметры и сразу видеть к каким результатам в будущем это приведет, ”