Эффект автоматизации: больше, быстрее, выгоднее

Эффект автоматизации: больше, быстрее, выгоднее


Деловой Квартал, №05 (959) 23.03.2015

Кризис вынуждает руководителей компаний "затягивать пояса", и кажется, что с внедрением новых ИТ-решений следует повременить - хлопотно, сложно, затратно. Участники дискуссионного клуба, организованного "Деловым кварталом" рассказали, почему автоматизация процессов важна для бизнеса именно сегодня.

Совершенствование бизнес-процессов необходимо многим компаниям. Основным источником, предоставляющим инструменты для решения этой задачи, сегодня выступает область ИТ. Однако отношение большинства российских собственников и руководителей к ИТ-системам достаточно консервативное, отметили участники дискуссионного клуба. Препятствием на пути к адекватному восприятию передовых программных разработок часто становятся и заблуждения в отношении современных информационных технологий, и инертность собственников: если все и так работает, зачем улучшать?

Лучшее - не враг хорошему

Сегодня растет число предложений в сегменте программного обеспечения класса Business Perfomance Management (BPM, управление эффективностью бизнеса). Константин Суслов, генеральный директор ГК ХОСТ, отметил, что BPM-решения позволяют не только автоматизировать работу компании, но и повышать эффективность бизнеса. Они помогают понять, как работает предприятие в целом, контролировать процессы, измерять и формировать данные для их дальнейшей оптимизации. Но внедрению таких программ нередко препятствует имеющаяся на предприятии система документооборота. "Если в компании есть такое ПО для решения текущих задач, собственники уверены, что другие системы не только не нужны, но и даже вредны. Считается, что они могут нарушить устоявшиеся процессы, - говорит г-н Суслов. - Кроме того, существует миф, что BPM является запредельно сложной и дорогой технологией. Чтобы разрушить его, мы выделили и автоматизировали простые и характерные для большинства компании внутренние бизнес-процессы, которые достаточно быстро внедряются. Стоимость одного готового процесса составляет 110 тысяч рублей - это вполне приемлемые операционные расходы".

Сделать BPM-решения "ближе к людям" помогают убедительные доказательства их эффективности, а также понятный интерфейс. "Дружелюбность" - важная характеристика, отличающая эти системы от традиционных, перегруженных информацией. Разработчики BPM освободили пользователя от поиска нужной кнопки и запоминания правильной последовательности действий, ведя его по заранее написанным сценариям. Обучающая оболочка - еще одно достоинство BPM. "Люди не читают инструкций, поэтому в самой оболочке должен быть заложен момент обучения: прежде чем выполнить какое-то действие, его надо смоделировать", - поясняет Константин Суслов.

Эффективность BPM - доказанный факт. Г-н Суслов в качестве успешного примера сослался на опыт банка, который решил перевести коллекторскую деятельность из филиалов в центральный офис. Руководитель отдела по обзвону должников потребовал расширения штата до десяти человек. Однако внедренная система BPM показала, что этому процессу сотрудник подразделения уделял лишь 1,5 часа в день. Так оценка эффективности действий автоматически сняла вопрос о расширении штата.

"Процесс эффективен, когда он выполняется за определенное время, - подчеркнул г-н Суслов. - В некоторых сферах пустить его на самотек - значит, поставить под угрозу всю работу компании. Например, заявка на кредит должна быть рассмотрена в разумные сроки, чтобы человек не отчаялся. Эта сложная деятельность, в которую вовлечены не только службы безопасности и финансов, но и службы по работе с клиентом. Без четкого контроля и регламента процедура затянется на месяц. Чтобы этого избежать, на основе ИТ-решения создается своего рода конвейер, процесс делится на этапы, продолжительность каждого из которых контролируется".

Бороться со стереотипами приходится и специалистам ГК "Юнит". Одним из направлений деятельности компании является аутсорсинг печати. По словам Олега Бурова, руководителя отдела продвижения сервиса ГК "Юнит", им каждый раз приходится ломать устоявшиеся законы и годами отлаженные схемы работы предприятия. "Документооборот присутствует на любом предприятии, - поясняет г-н Буров - и от него зависят важные бизнес-процессы. Как правило, в компаниях царит хаос - по закупу аппаратуры, копировально-множительной техники, расходных материалов, логистики, устранения инцидентов, - который в итоге может привести к потере времени и денег. Поэтому единый стратегический подход к управлению офисной структурой просто необходим". Проект по внедрению аутсорсинга печати в компании "Юнит" включает аудит данных по парку устройств, в ходе которого специалист изучает парк техники, составляет схему помещения, выявляя проблемные места. На основании сделанного анализа формируются задачи, и начинается работа. "В течение трех лет мы полностью меняем оборудование, причем заказчик не вкладывает в него своих средств, - поясняет Олег Буров. Обновление парка техники и изменение схемы процесса печати позволяет компании сократить до 30% расходов".

Государственным сектором решения по автоматизации внедряются едва ли не охотнее, чем бизнесом. О них рассказал Илья Куприн, заместитель генерального директора НПО "САПФИР", которое разрабатывает решения в сфере управления финансами для органов государственной власти. "Мы стараемся решать задачи по автоматизации максимально комплексно и подключаем к системе все министерства и ведомства области или города, а также государственные учреждения, - отмечает г-н Куприн. Например, в Уфе, где мы реализовали один из крупнейших муниципальных проектов по автоматизации, мы сразу подключили и управление финансов, и все органы администрации города, и около 500 городских учреждений. При этом мы стараемся по максимуму закрыть все вопросы по планированию и отчетности, анализу и контролю, осуществляем мониторинг за тем, в каком объеме учреждения оказывают услуги населению и организациям и с каким качеством. Появляются нормативы, и это дает эффект экономии".

Сегодня - стулья, завтра - деньги?

Непростая экономическая ситуация усложняет ИТ-компаниям задачу по привлечению клиентов. Одного "сарафанного радио", когда "реклама" поставщика передается из одной компании в другую, от одного ИТ-директора - к другому, сегодня недостаточно. Поэтому одни компании готовы запустить своего рода пробный шар - мини-проект (с целью вырастить его в большой) на примере которого можно продемонстрировать заказчику эффективность решения. Стратегией других становится максимальное освобождение клиента от первоначальных вложений в проект. Третьи находят новые области для применения своих технологий.

"Процесс автоматизации затрагивает многие сферы деятельности компании, поэтому большие проекты продвигаются медленно. Только этап переговоров и согласований может затянуться на год, - говорит Константин Суслов. - Поэтому сегодня мы в ГК ХОСТ "снижаем планку" - выбираем недорогие процессы по частям, чтобы показать клиенту видимый результат, полученный за короткий промежуток времени и с минимальными финансовыми вложениями. Учитывая, что инвестиционные бюджеты заморожены и финансирование происходит из операционных бюджетов, наш путь "быстрых результатов" оказался наиболее эффективным. Даже в государственных структурах подход изменился: если раньше требовалось обосновать бюджет, потом освоить и получить результат, то теперь необходимо в первую очередь определить конечный результат и найти товар/услугу по рыночной цене".

Олег Буров отметил положительную роль изменений, внесенных в Закон о закупках (ФЗ от 5 апреля 2013 г. №44-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд"). "Торги стали более прозрачными, и это позволяет нам выигрывать конкурсы и аукционы", - сказал г-н Буров.

Заказчики подняли планку требований

Участники встречи сошлись во мнении: заказчики становятся все более требовательными как в отношении предлагаемых продуктов, так и в отношении компетенций специалистов, занимающихся автоматизацией. По словам Ильи Куприна, они пристально изучают начинку решений, сам процесс продажи растягивается во времени и требует приложения больших усилий - поставщикам программного обеспечения приходится готовить пилотные продукты, демонстрационные версии. "Кроме того, - подчеркнул г-н Куприн, - заказчик убежден в том, что специалист по автоматизации должен очень хорошо разбираться в деятельности его компании. Желательно лучше, чем он сам". Коллегу поддержал Константин Суслов, он подчеркнул, что клиент сегодня хочет видеть не просто технического специалиста, а консультанта, который поможет ему разобраться с собственным хозяйством и предложить оптимальный вариант решения. По мнению г-на Суслова, такой подход не всегда может дать бизнесу 100% эффективность, поскольку этап полноценного консалтинга нивелируется, происходит замещение, что влияет на качество проекта. "Решение, предложенное без исследования бизнеса заказчика, с большой вероятностью не будет оптимальным, а полученный результат - не самым лучшим из возможных", - убежден Константин Суслов. 

При выборе подрядчика эксперты рекомендуют обратить внимание на репутацию компании, на наличие в ее портфолио аналогичных решений в области автоматизации и получить обратную связь от клиентов, которые прошли этап автоматизации. Сформировать объективную картину поможет опрос нескольких специалистов одной компании, ведь их мнения относительно проведенной работы могут не совпадать. Истина будет лежать где-то посередине.

Автор: Виктория Говорковская

Регистрация на мероприятие

Регистрация на мероприятие

* - обязательные поля

Хотите так же? – Закажите консультацию

Хотите так же? – Закажите консультацию

* - обязательные поля