От лоскутной автоматизации к лоскутной аналитике

"Эксперт-Урал", №13 (594)

В условиях неопределенной экономической ситуации в стране и мире потребность в принятии обоснованных и взвешенных решений увеличивается. Насколько эффективно работают цеха, как продается продукция, сколько нужно инвестировать в производство и сколько готовой продукции хранить на складе - на эти вопросы сегодня может дать оперативные ответы бизнес-аналитика. Точнее, могла бы, но почему-то не дает. Как российской промышленности найти общий язык с «умными» программами?

«Светлое будущее» c ERP

Идея получать оперативные и достоверные данные о предприятии не нова. Первые попытки можно отнести к началу 2000-х годов, когда в промышленной среде были особенно популярны ERP-системы. Предприятия ставили перед собой амбициозные цели по переходу от лоскутной автоматизации к всеобъемлющему планированию ресурсов, основанных на информационных системах мирового уровня. Стоимость таких проектов начиналась от нескольких миллионов долларов. На бумаге инвестиции окупались за вполне приемлемый срок и должны были дать ощутимый эффект от внедрения в масштабах предприятия.

Российские реалии, как всегда, внесли в бизнес-планы предприятий свои коррективы. Установленные изначально сроки растягивались на годы. Вместе с ними росли ИТ-бюджеты и недовольство ERP-системой. Каждый второй ERP-проект не достигал своей цели. Производство и ИТ не могли найти общего языка, сотрудники не желали работать с новой системой, топ-менеджмент так и не получал обещанный «пульт управления» из единого окна. В результате предприятия теряли веру в информационные технологии как драйвер модернизации.

Альтернатива ERP

После кризиса 2008 - 2009 годов некоторые практичные руководители пересмот­рели ситуацию с аналитикой на производстве. Вместо масштабного, долгого, дорогого и рискованного ERP-проекта (минимум на три года) предлагалось использовать существующие системы учета, интегрированные в общее информационное пространство. Своеобразным мостом между ними в этом случае становилась шина данных, позволяющая проводить сквозные бизнес-процессы через несколько систем как одну транзакцию. На базе выверенных и очищенных данных, поступающих в единое хранилище из каждой учетной системы, строилась управленческая отчетность с помощью Business Intelligence (BI-систем).

В результате компании не меняли существующее программное обеспечение, которое успешно справлялось со своими задачами и было понятно пользователям. Неэффективные системы со временем могли заменяться, как кубики, не разрушая общий фундамент. Естественно, что стоимость такого решения на порядок отличалась от ERP-внедрений, при этом первые результаты управленческой аналитики топ-менеджмент и финансово-экономические службы получали уже спустя полгода.

Лоскутная аналитика

Однако интеграция учетных систем в единое информационное пространство не стала «волшебной пилюлей». Внедрив поверх ERP специальные системы Business Intelligence, большинство компаний остались с громоздкими отчетами, на основании которых сложно принимать решение и от которых хотели уйти. Дело в том, что при автоматизации за основу брались те формы отчетности, в которых производился сбор данных - большие файлы с множеством полей и вкладок, так называемые «портянки». Для финансиста, возможно, подробные таблицы - это самый эффективный способ вникнуть в суть вопроса, но у руководителя, принимающего решения, нет времени изучать детально каждую цифру в строчке отчета и сверять ее еще с тремя в соседних вкладках. Глядя в массив данных, топ-менеджмент не находил ответа на вопросы «почему?», «где прибыль?» и «кто виноват?». В итоге из автоматизированного отчета стали делать выгрузки в Excel, их обрабатывать и представлять руководству презентации с понятными графиками и консолидированными данными. Уходили от лоскутной автоматизации, а пришли к лоскутной аналитике.

Такой «ручной привод» таит в себе несколько опасностей, главные из которых - человеческий фактор и снижение достоверности данных. Каждый подчиненный стремится представить информацию о себе в выгодном ему свете. Те, у кого не выполняется квота, но растут ежемесячные показатели - покажут данные в динамике.

Те, у кого есть проблемы с выполнением плана за последний месяц - расскажут об успешном выполнении плана за квартал. Цифры будут одни и те же, но углядеть за форматом их представления реальную проблему топ-менеджеру будет так же тяжело, как и в большой «портянке». Время для безболезненной корректировки ситуации может быть упущено.

Новый подход к управленческому анализу

Существуют ли способы сделать корпоративную систему отчетности эффективным инструментом принятия оперативных управленческих решений?

Замена одного дырявого колеса на другое большего размера не будет означать, что вы поедете на машине быстрее. Автоматизация существующей отчетности не позволит увидеть бизнес под другим углом. Секрет успешного использования систем BI кроется в смене парадигм. Автоматизация не позволит вам уволить экономистов, занимавшихся подготовкой отчетности, но при тех же затратах сил и времени они смогут обработать больше информации, просчитать больше вариантов, выявить тренды и проанализировать причины отклонений. Как результат - руководитель, смотря на график в динамике, может углубиться в первопричины возникновения конкретной цифры и узнать, что план продаж изделия не выполнен из-за отсутствия в определенный момент времени этих изделий на складе и по чьей вине заказ на склад не был укомплектован.

Может показаться, что это всего лишь более красивый и удобный конструктор отчетов. Скептики скажут, что дешевле и проще в помощь финансисту нанять пару студентов, чтобы успевать готовить презентации к недельному или месячному заседанию совета директоров, руководствуясь неписаными правилами и своей интуицией. Но на самом деле «оцифровать» и отобразить для принятия решений можно гораздо больше информации. Например, на одном заводе удалось сократить на треть число отказов оборудования и связанных с ними расходов по замене агрегатов и узлов, простоев на производственной линии. В этом предприятию помогла собранная статистика, выявление из сотни причин ключевой комбинации из пяти факторов, вызывающих поломку в 90% случаев. Наложив эту модель на текущие показатели датчиков, удалось понять, какие станки «не доживают» до профилактического ремонта. В итоге изменение расписания технического обслуживания и ремонта оборудования сэкономило предприятию почти 15 млн рублей в первый же год.

Использование данных, накопленных в учетных системах предприятий, для принятия бизнес-решений сегодня стало реальностью. Ключ к успеху лежит на стыке технологий и экономики, но, как правило, новая парадигма не рождается сама по себе внутри предприятия, а приходит извне. Распространенная мировая и отечественная практика - использование опыта профильных компаний, специализирующихся на технологиях и методиках бизнес-аналитики.

При этом для повышения конкурентоспособности предприятия не обязательно анализировать абсолютно все процессы. Разумнее есть слона по кусочкам, начав решать приоритетные для вашей деятельности задачи. Ими могут быть финансово-экономическая сфера (включая бюджетирование, план-факторный анализ, аналитику), управление запасами, коммерческий блок. Модульные решения позволят быстрее получить результат и оценить вложенные инвестиции. Помните, понимание того, что происходит в вашем бизнесе, - весьма прибыльная привычка.